Todo sobre facturación: Conservación de las facturas

(Sexta entrega del ciclo “Todo sobre facturación”)

Junto a la obligación de emitir y remitir facturas existe otra menos visible pero igual de importante: conservar toda la documentación que respalda tus obligaciones fiscales. Perder un solo archivo puede costarte caro en una inspección. Veamos las reglas.

1. Plazo general de conservación: 4 años

El artículo 29 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años el periodo de prescripción de la mayoría de las deudas tributarias. Durante ese tiempo, autónomos y pymes deben conservar:

• Facturas recibidas.

• Copias o matrices de las facturas expedidas.

• Justificantes contables cuando se aplique inversión del sujeto pasivo con proveedor fuera de la UE.

• Recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca (original y copia).

Alerta práctica: cuenta el plazo desde el último día para presentar la declaración que incluye la factura, no desde la fecha de la factura misma.

2. Casos que amplían el plazo

3. ¿Quién está obligado?

• Empresarios y profesionales (incluidos los acogidos a regímenes especiales de IVA).

• Personas no empresarias que, sin embargo, resulten sujetos pasivos de IVA (p. ej. compras intracomunitarias puntuales). En su caso, la obligación se limita a facturas recibidas y copias expedidas.

4. Soporte: papel o digital (pero legible y auténtico)

Puedes archivar en formato electrónico, siempre que el método garantice:

1. Autenticidad del origen (quién la emitió).

2. Integridad del contenido (sin modificaciones).

3. Legibilidad durante todo el plazo.

Escáner + firma digital, soluciones OCR certificadas o plataformas de gestión documental cumplen el requisito. Guarda también copias de seguridad en la nube o en disco externo cifrado.

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