17 Oct Procedimiento Administrativo: ¿Qué implicaciones tiene la reforma?
Procedimiento Administrativo Común
La nueva Ley de Procedimiento Administrativo supone un cambio de gran importancia en cuanto a la relación de la Administración con todos los ciudadanos y empresas, tanto a nivel estatal, autonómico y local. A partir de ahora, la comunicación con la Administración va a estar ligado con las tecnologías de la información.
La sociedad española, según datos de la propia Administración, se encuentra entre las más digitalizadas del mundo, ya que cuenta con un 96.7% de los hogares con teléfono móvil y con un 77.8% con acceso a internet. Pero esto no quiere decir que los ciudadanos sepan usar la tecnología en sus máximas posibilidades, a pesar de que la mayoría saben usar las redes sociales, ocio… pero no saben usar la tecnología en las relaciones con empresas y con la Administración. Por eso es la importancia de esta normativa para todos los particulares y empresas, ya que la comunicación va a evolucionar y debemos estar preparados. Iremos desgranando en otros artículos todas las novedades en más profundidad.
Con la nueva Ley de Procedimiento Administrativo, se establece una nueva forma de comunicación entre la Administración y los ciudadanos; se elimina, a su vez, procedimientos especiales, salvo excepciones; hay una integración como trámites especiales los procedimientos sancionadores y de responsabilidad patrimonial; establece un procedimiento administrativo expres para supuestos de menor complejidad; suprime las reclamaciones previas en vía laboral y civil; puede computarse los plazos por horas; notificará la Administración en el BOE las notificaciones infructuosas; se establece una nueva forma de representación…
La reforma de la Ley de Procedimiento Administrativo, en realidad lo que ha producido es la supresión de la Ley 30/1992, dividiéndola en dos Leyes nuevas, como son la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015. La ley de Procedimiento Administrativo Común, más conocida por la Ley 39/2015 regula el procedimiento común que va a regirse para todas las Administraciones Públicas, incluyendo el procedimiento sancionador y la reclamación de responsabilidad de las Administraciones Públicas, la eficacia y la validez de los actos administrativos y los principios que se deben ajustar la iniciativa legislativa y la potestad reglamentaria.
En cuanto a la Ley 40/2015, regula el Régimen Jurídico del sector Público, por el cual se legisla el régimen jurídico de las Administraciones Públicas, la potestad sancionadora, la organización de la Administración Estatal y su sector público institucional para el desarrollo de sus actividades, y los principios del sistema de responsabilidad de las Administraciones Públicas.
A partir de ahora, con el nuevo procedimiento administrativo, las personas físicas no obligadas a ello, pueden elegir si se comunican con la administración a través de medios electrónicos o no, salvo, como hemos dicho, que se encuentren obligados a relacionarse con la Administración con medios electrónicos. La amplia mayoría de las personas físicas, en estos momentos, no se encuentran obligadas a relacionarse de forma electrónica y puede modificar su forma de relación en cualquier momento, pero teniendo en cuenta que en un futuro a medio plazo, si parece que será de forma obligatoria.
Pero, ¿Quiénes están obligados a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos?
En todo caso, son las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, aquellas personas que ejerzan una actividad que se requiera colegiación obligatoria para los trámites con las administraciones en ejercicio de dicha actividad (como pueden ser los Gestores Administrativos, Procuradores de los Tribunales, Abogados, Notarios…), también quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la administración, los empleados de las administraciones para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público.
A parte, la Administración puede establecer la obligación de relacionarse mediante medios telemáticos en determinados procedimiento y colectivos.
¿Y cómo se van a registrar las comunicaciones con la Administración?
Todas las administraciones, como hemos dicho tanto la estatal, autonómica y local, tendrán un procedimiento administrativo común y deben disponer de un Registro Electrónico General, en el que se realizará el asiento de todo documento que se presente o se reciba de cualquier órgano administrativo. En dicho Registro, también se realizará los asientos de los documentos de salida por parte de la Administración a los particulares o a otros órganos.
¿Ésto quiere decir que los órganos públicos dependientes de la Administración no tendrá sus propios Registros Electronicos?
No, podrán disponer pero deben estar interconectados e interoperables con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
A partir del 2 de octubre de 2017, las oficinas actuales de registro se transformarán en oficinas de asistencia en materia de registro. Los interesados tendrán derecho a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas, garantizándose que pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, en especial en asuntos referentes a la identificación y firma electrónica.
¿Sólo existirá las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros para recibir asistencia en el uso de medios electrónicos?
No, las administraciones estarán obligadas a establecer los canales que sean necesarios para el cumplimiento del procedimiento administrativo.
¿Cómo va a funcionar el Registro Electrónico General de cada Administración?
Funcionará como un portal de acceso a los registros electrónicos de cada órgano. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, indicando la fecha del día y hora en que se realice. Ya anotado, se cursarán a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes.
Con este sistema, se garantizará un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía y referencia del documento que se registra. Todo esto quedará constancia en un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate junto con un recibo acreditativo de otros documentos que lo acompañen garantizando su integridad.
¿Cómo debe presentarse los documentos en formato papel en las Oficinas de Registro?
Si una persona, aunque no esté obligado a presentar la documentación en formato electrónico, los documentos que se presenten en formato papel deben ser digitalizados por la Oficina de Registro, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio, de los supuestos en que se custodiará por la Administración por no ser susceptibles de digitalización o sea necesaria la presentación de los originales.
La digitalización de la documentación debe ser una imagen codificada, fiel e integra del documento, garantizando la identidad y contenido de las copias electrónicas y por tanto deben garantizarán el carácter de copia auténtica.
En la Administración, ¿Quíen realizará las copias auténticas de los documentos?
Serán los funcionarios habilitados o mediante actuación administrativa automatizada. En el artículo 27 de la Ley 39/2015 se establece la forma a llevar a cabo la copia autentica.
¿Sí presenta una persona obligada a relacionarse a través de medios electrónicos, una documentación en formato papel, qué ocurre?
Sí se realiza la presentación en formato papel, se le debe advertir por la Administración un plazo para la subsanación, pero la fecha de presentación será cuando se realice la subsanación, no cuando haya presentado la documentación en formato papel. Debe tenerse en cuenta esta circunstancia a efectos de plazo, ya que puede ser muy perjudicial para el interesado.
¿Se puede presentar en la Oficina de Registro los documentos en un pendrive?
Sí la normativa del procedimiento administrativo establece la obligatoriedad de presentar documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización, como es este caso un pendrive, se debe aceptar.
¿Se deben presentar documentos elaborados por las Administraciones Públicas?
No se está obligado a presentar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración, siempre y cuando el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados los documentos. En realidad va haber una presunción de autorización, salvo que en el procedimiento conste su oposición expresa o en una ley requiera un consentimiento expreso.
Si no hay oposición por el interesado, la Administración recabará a través de las diversas plataformas habilitados al efecto. Si no hay posibilidad de aportación de forma electrónica, si podrá la Administración solicitar al interesado su aportación.
¿La Administración podrá notificar en formato papel?
Si, en los casos de las personas que no se encuentran obligadas a relacionarse en formato electrónico.
¿Y si están obligados a relacionarse en formato electrónico puede notificar en formato papel?
Si, cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representado en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicita la comunicación en ese momento, y también en los casos para asegurar la eficacia de la actuación administrativa sea necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público.
¿Dónde puede el interesado acceder a sus notificaciones?
Todo depende de cada una de las administraciones pero puede acceder por las siguientes maneras:
El Punto de Acceso General; en la Sede electrónica de la Administración notificante; Dirección Electrónica Habilitada (DEH) si se trata de un sujeto obligado o un sujeto no obligado que así lo desee, y si la Administración notificante se ha adherido al sistema; mediante comparecencia espontánea del interesado en las oficinas de asistencia en materia de registro.
¿La Administración cómo va a notificar electrónicamente a las personas obligadas?
Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración u Organismo.
¿Cómo puedo consultar los documentos electrónicos?
El interesado tiene derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos. Todo esto se podrá hacer desde el Punto de Acceso General electrónico de la Administración.
¿Si recibo las notificaciones en papel, puedo ver las notificaciones de forma telemática?
Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposición del interesado en la Sede Electrónica de la Administración actuante y en Punto de Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de forma voluntaria.
¿Es aconsejable la utilización de la Dirección Electrónica Habilitada para las notificaciones a los interesados obligados a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas?
El uso de la Dirección Electrónica Habilitada para la práctica de la notificación a los interesados obligados es muy aconsejable ya que se centralizan todas las notificaciones electrónicas en una única dirección electrónica.
¿Qué sistemas de identificación electrónica pueden utilizar los interesados en sus relaciones con las Administraciones Públicas?
Los interesados podrán identificarse y firmar electrónicamente ante las Administraciones Públicas con, DNI-e, certificado electrónico y Cl@ve.
¿Debe haber un Registro Electrónico de Apoderamiento de carácter general?
Si, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.
¿Qué herramientas existen para la comunicación con la Administración?
En primer lugar, debe saber que si no se siente seguro, acuda a un Gestor Administrativo que es un profesional que podrá resolverle cualquier duda y podrá realizar en su nombre cualquier trámite con la Administración, pero aun con ello, debe conocer que existen estas plataformas para las comunicaciones con la Administración y cada uno con sus funciones específicas:
Plataforma de intermediación de Datos, Notifica, Clave, Sir/Geiser/Orve, Punto de Acceso General, Carpeta Ciudadana, Registro Electrónico de apoderamientos, Registro de empleados públicos habilitados, Documento y expedientes electrónicos vivos, Expedientes electrónicos finalizados, Sistema de información administrativa, Directorio Común de unidades orgánicas y oficinas, Centro de Transferencia de tecnología.
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