Todo sobre facturación: ¿Quién, cuándo y qué plazos hay?

Obligaciones de facturación para autónomos y pymes

(Primera entrega del ciclo “Todo sobre facturación”)

En las últimas semanas se habla cada vez más de la factura electrónica y de cómo la Ley Crea y Crece obligará a implantarla de forma general en cuanto entre en vigor el reglamento definitivo. Sin embargo, antes de dar ese salto tecnológico conviene repasar los fundamentos: quién tiene que facturar, en qué momentos, qué excepciones existen, qué datos mínimos debe contener una factura y cuándo podemos conformarnos con la versión simplificada. Solo con esas bases claras la transición a lo digital resultará fluida y, sobre todo, segura ante posibles sanciones.

1. ¿Quién está obligado a expedir factura y conservarla?

Todo empresario o profesional que realice entregas de bienes o prestaciones de servicios dentro de su actividad debe expedir factura —o, en los casos permitidos, un justificante equivalente— y conservarla. La Agencia Tributaria exige guardarlas durante el plazo general de prescripción tributaria, que es de cuatro años; en la práctica aconsejamos seis para dormir tranquilos.

2. Momentos en los que la factura es obligatoria

Debes emitirla en cada entrega de bienes o prestación de servicios, ya estén sujetas o exentas de IVA. También cuando cobres anticipos, cuando efectúes entregas intracomunitarias de bienes, exportaciones (salvo las ventas en tiendas “duty-free”) o cuando el propio destinatario —cliente, Administración pública o persona jurídica— la necesite para ejercer un derecho fiscal. Lo mismo sucede con determinadas instalaciones o montajes acabados en territorio español, con las ventas a distancia y con operaciones sobre bienes sometidos a impuestos especiales.

3. Excepciones que confirman la regla

La norma prevé varios supuestos en los que la factura no es obligatoria: determinadas operaciones exentas (salvo servicios sanitarios y hospitalarios), entregas de inmuebles en régimen específico, ventas de actividades acogidas al régimen de recargo de equivalencia —siempre que tributen en estimación objetiva—, actuaciones dentro del régimen simplificado de IVA y operaciones agrícolas, ganaderas y pesqueras amparadas por su régimen especial (aunque aquí deberá emitirse el recibo agrícola para la compensación). En cualquier caso, cuando intervengan inmuebles, servicios financieros o de seguros, la emisión de factura continúa siendo imprescindible.

4. Plazos para expedir y remitir la factura

Si la operación se cierra al contado —por ejemplo, una venta de mostrador en la calle Empedrada— la factura ha de entregarse en ese mismo instante. Para el resto de operaciones, la regla general marca como límite el día 16 del mes siguiente al devengo del impuesto o al cobro del anticipo. Las entregas intracomunitarias comparten ese mismo plazo.

5. La factura simplificada, nuestro “ticket 2.0”

Cuando el importe total no supere los 400 € (o los 3.000 € si hablamos de una factura rectificativa) y la ley lo permita —piensa en hostelería, taxis, parkings o pequeño comercio— puede emitirse factura simplificada. Debe incluir, al menos, la fecha, la identificación y NIF del emisor, la descripción de la operación y la expresión “IVA incluido” o el tipo impositivo aplicado. Eso sí, si tu cliente es otra empresa y necesita deducirse el IVA, te pedirá la factura completa.